L'outil Workflow, qu'est-ce que c'est ?
Le workflow est un espace de travail collaboratif dont l’objet principal est de dématérialiser les circuits de validation, de fiabiliser et de rationaliser les processus métiers simples (demandes de congés, commandes de matériel, etc.) ou complexes (gestion et ventilation des demandes entrantes, processus décisionnels, suivi des interventions sur le terrain, etc.). C'est un outil permettant le travail collaboratif au sein d’un processus formalisé.
Il retrace le parcours d’une demande initiale à travers un certain nombre d’étapes. Cette demande initiale se présente sous la forme d’un formulaire auquel peuvent être annexés tout type de pièces jointes numériques (documents, photos, fichiers, etc.). Ce formulaire se compose de questions dont les réponses peuvent être de différents types (commentaire, sélecteur unique, choix multiple, date, etc.) selon le paramétrage effectué par l’animateur de l’espace.
À chaque étape, une ou plusieurs personnes responsables peuvent :
- transmettre la demande à l’étape suivante
- la clôturer pour mettre fin au processus
- la renvoyer à l’étape précédente pour demander des précisions
1. Validation des étapes et gestion des pièces jointes
Lors de la validation d’une étape dans un workflow, les responsables utilisent un formulaire personnalisé mis en place par l'animateur du workflow, similaire à celui utilisé pour la demande initiale. À chaque étape, ils ont la possibilité de supprimer ou d’ajouter des pièces jointes. Ils peuvent également modifier directement le contenu des documents, qu’il s’agisse de fichiers texte (.odt, .txt, .doc, .docx), de tableurs (.csv, .ods, .xls, .xlsx) ou de présentations (.odp, .ppt, .pptx), grâce à la suite bureautique en ligne d'Interstis. Toutes les modifications sont automatiquement tracées, sauvegardées et associées à chaque étape du processus.
2. Confidentialité et accès
Le parcours d'une demande initiale à travers les différentes étapes du workflow est appelé un « processus ». Par défaut, un processus est confidentiel et n’est visible que par les responsables des étapes passées ou en cours. Cependant, l'animateur de l'espace peut décider de lever cette confidentialité pour permettre à tous les responsables des étapes passées, en cours ou à venir d’accéder au processus.
3. Gestion au quotidien
Pour faciliter la gestion quotidienne des demandes, l'outil propose un système de notifications ainsi qu'une bannette numérique intitulée « Workflows ». Cette bannette liste toutes les demandes en attente de traitement par l’utilisateur.
4. Sécurité et communication
L’outil workflow horodate toutes les actions faites par les différents responsables d’étapes et enregistre toutes les versions en cas de modifications documentaires. Cela sécurise le processus et garantit l’intégrité des données.
L’outil permet, par ailleurs, une circulation de l’information entre les parties prenantes d’un processus. La représentation visuelle d’un processus permet en un coup d’œil de s’informer sur son avancée. Les collaborateurs du processus peuvent visualiser les informations (commentaires, documents, réponses au formulaire…) de chaque étape franchie.
Enfin, la communication informelle nécessaire au bon fonctionnement des circuits complexes est facilitée par un fil de conversation dédiée pour chaque processus intégrant les différents responsables des étapes au fur et à mesure de l’avancée du processus. Cette conversation se retrouve dans les « dialogues » des collaborateurs associés à la discussion.
5. Consultation des demandes et options disponibles
L'outil offre des options de consultation (historiques, pièces jointes, etc.), d’édition (synthèse des étapes franchies), et d’export (pièces jointes validées), permettant une exploitation facile des données recueillies.
Le workflow est entièrement paramétrable par les animateurs de l’espace et le bon déroulement des processus est supervisé par ces derniers. Ils disposent en effet d’une visibilité et d’un droit d’intervention sur l’ensemble des processus de leur espace workflow.