Signatures d'entreprise

Le module mail de la Suite Hexagone est désormais disponible. Pour nos clients ayant souscrit à cet abonnement, voici des articles pour mieux prendre en main votre suite collaborative. Pour les utilisateurs n'ayant pas accès à ce module, n'hésitez pas à contacter vos administrateurs directement et à consulter notre site internet : https://hexagone.io/.

Signatures d'entreprise

L'application de gestion des signatures d'entreprise vous permet de définir des signatures automatiques communes à tout ou partie des utilisateurs en fonction de divers critères.

Elle permet aussi de mettre en place un message de limitation de responsabilité, généralement connu sous le nom anglais de disclaimer : ce message, qui s'ajoute à tous les messages sans condition en plus de la signature, permet d'ajouter des informations (commerciales, juridiques, écologiques, etc.) à l'ensemble des e-mails émis par les utilisateurs du domaine.

Installer l'application​

Installation de l'application​

Pour installer la nouvelle application, installer sur le serveur les paquets nécessaires puis redémarrer BlueMind :

• Debian/Ubuntu:  aptitude install bm-plugin-core-signature bm-signature
  bmctl restart
• Redhat: yum install bm-plugin-core-signature bm-signature
  bmctl restart

Accès à l'application​

La gestion des signatures se fait depuis une application BlueMind dédiée et non depuis la console d'administration directement. Ainsi, le superadministrateur admin0 doit désigner des utilisateurs ou administrateurs pouvant accéder (ou déléguer l'accès) à l'application pour gérer les signatures du domaine.

Pour cela, il suffit de donner le nouveau rôle "Gérer les signatures d'entreprise" à un utilisateur ou un groupe d'utilisateur de la façon habituelle (voir Utilisateurs - Les rôles) :

Une fois le rôle assigné et après s'être reconnecté si besoin, l'utilisateur a accès à l'application de la même façon qu'aux autres applications BlueMind, depuis son bandeau principal :

 

Utiliser l'application​

La vue principale de l'application se présente en 3 parties :

1. 1.en haut de page, les boutons d'action principaux permettant de créer, ordonner et tester les signatures
2. 2.la liste des signatures présentées avec leurs caractéristiques principales :

• leur label
• leur statut : activée, désactivée, programmée
• les expéditeurs auxquels elles s'appliquent
• les destinataires concernés
• les boutons d'édition/suppression

1. 3. Le disclaimer : il présente les mêmes caractéristiques que les signatures mais ne peut être supprimé. Un disclaimer est présent par défaut lors de l'installation du module, mais il reste vide et inactif tant qu'il n'est pas paramétré.

Créer une signature​

Pour ajouter une signature, cliquer sur  en haut à gauche de la page :

Le formulaire de création/édition est alors proposé :

• Label de la signature : nom affecté à la signature, permettant de l'identifier dans la liste. Ce champ est obligatoire.
• Activée : case à cocher permettant d'activer ou désactiver la signature.
• Expéditeurs : la signature s'appliquera aux messages sortants émis par les personnes désignées :
  • Tous les expéditeurs : tous les utilisateurs du domaine BlueMind.
  • L'expéditeur est : un champ de saisie est ajouté, renseigner alors avec l'aide de l'autocomplétion une ou plusieurs entités : utilisateurs ou boîtes partagées.
  • L'expéditeur est membre de : un champ de saisie est ajouté, renseigner alors avec l'aide de l'autocomplétion un ou plusieurs groupes. La signature sera ajoutée aux utilisateurs membres d'un ou plusieurs de ces groupes. Exemple : une signature spécifique pour les membres du groupe "support" répondant à des demandes d'aide, une signature commune aux membres des groupes "commerce" et "communication" répondant à des demandes clients.
  • L'expéditeur n'est pas membre de : un champ de saisie est ajouté, renseigner alors avec l'aide de l'autocomplétion un ou plusieurs groupes. La signature sera ajoutée aux utilisateurs qui n'appartiennent à aucun de ces groupes. Exemple : une signature pour tous les utilisateurs ne faisant pas partie de la direction, une signature pour tous les utilisateurs non techniques, c'est-à-dire ne faisant pas partie des groupes "support" et "développement".
• Destinataires : la signature s'appliquera aux messages à destination des personnes désignées :
  • Tous les destinataires : s'appliquera à tous les messages.
  • Destinataires internes uniquement : ne sera ajoutée qu'aux messages émis à destination d'utilisateurs du domaine.
  • Au moins un destinataire externe : sera ajouté aux messages dont au moins une des adresses de destinataires (à ou cc) est extérieure au domaine.

• Options avancées : en cliquant sur cette zone, un encadré s'ouvre, donnant accès à des options supplémentaires :
  • Période de validité de la signature : période durant laquelle la signature sera activée, cela permet de programmer en avance des signatures et/ou de les rendre temporaires :
    • Permanente : la signature s'applique tant qu'elle est activée.
    • À partir du : la signature s'appliquera à partir de la date indiquée incluse jusqu'à désactivation.
    • Jusqu'au : la signature s'appliquera à partir de son activation jusqu'à la date indiquée incluse.
    • Période : la signature s'appliquera à partir de la première date indiquée jusqu'à la seconde. Ces dates sont incluses dans la période d'application.
  • Autoriser l'utilisateur à placer la signature : permet à l'utilisateur de choisir de placer la signature où il le souhaite (avant ou après le message auquel il répond).

• Supprimer les occurrences précédentes : lors d'une réponse à un fil de messages, supprime les occurrences précédentes de la signature de l'utilisateur

• Signature HTML : signature qui sera ajoutée aux messages envoyés dans ce format.

  • • L'éditeur WYSIWYG vous permet de créer une signature ou l'importer par copier/coller depuis une autre source (logiciel de création web, copie depuis une page html ou un email, etc.)

      • • le bouton  vous permet de basculer en mode d'édition du code HTML

        • le menu déroulant  vous permet d'insérer des variables (voir encadré ci-après)

        • L'icône  en fin de ligne permet d'importer le code HTML contenu dans un fichier (fichier texte, page html...)
          
          

• Signature texte : signature simple qui sera ajoutée aux messages envoyés au format texte

  • • • • L'icône  permet de générer la signature texte à partir de la signature HTML
      • L'icône  en fin de ligne permet d'importer le texte contenu dans un fichier

Cliquer sur  pour sauvegarder la signature et quitter le formulaire.

Les variables​

Il est possible d'utiliser des variables afin de personnaliser la signature en fonction de l'expéditeur, par exemple pour que la signature ait une présentation identique pour chaque utilisateur mais qu'apparaissent dans le message le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de la personne envoyant l'email.

Deux façons permettent d'ajouter une variable :

1. écrire le code correspondant en commençant par #{, l'autocomplétion vous propose alors les variables possibles au cours de la frappe :

1. 2.utiliser la liste déroulante et sélectionner la variable souhaitée :

2. 
   

Les variables correspondent aux champs de la fiche d'information de l'utilisateur (renseignées par l'administrateur ou par synchronisation AD/LDAP). Ce sont les informations que l'on retrouve sur la fiche contacts lorsque l'on consulte l'annuaire du domaine :

• #{formattedName} : nom complet, formé de préfixe+prénom+autre nom+nom+suffixe
• #{gender} : genre
• #{name.prefixes} : préfixe
• #{name.suffixes} : suffixe
• #{name.givenNames} : prénom
• #{name.familyNames} : nom
• #{name.additionalNames} : autre nom
• #{email} : adresse email
• #{impp} : messagerie instantanée
  NB : lorsque plusieurs champs de messagerie instantanée sont renseignés sur la fiche de l'utilisateur, la première de la liste sera utilisée.
• #{tel.home} : téléphone personnel
• #{tel.work} : téléphone professionnel
• #{tel.cell} : téléphone mobile
• #{streetAddress} : rue
• #{region} : région
• #{postOfficeBox} : boîte postale
• #{postalCode} : code postal
• #{locality} : ville
• #{extendedAddress} : complément d'adresse
• #{countryName} : pays
• #{url} : site internet
• #{role} : fonction/emploi
• #{title} : titre
• #{division} : division (dans la société)
• #{department} : département (dans la société)
• #{company} : société
• #{assistant} : nom de l'assistant
• #{manager} : nom du responsable
• #{fax.work} : numéro de fax professionnel
• #{fax.home} : numéro de fax personnel

Les blocs conditionnels​

Si une variable n'est pas renseignée sur la fiche de l'utilisateur, alors un espace vide est affiché à cet endroit.

Pour éviter cela, il est possible de placer un bloc conditionnel : si la variable n'est pas renseignée sur la fiche de l'utilisateur alors l'ensemble du bloc n'apparaîtra pas dans la signature.

Pour ajouter un bloc conditionnel : sélectionner le texte souhaité puis cliquer sur le bouton  :

Dans cet exemple, les signatures des utilisateurs ayant un téléphone mobile et un téléphone fixe auront 2 lignes indiquant leurs numéros, les utilisateurs ayant uniquement un téléphone fixe auront une ligne avec leur numéro et les utilisateurs n'ayant aucun téléphone auront une ligne vide (#{tel.work} qui n'est pas conditionnelle) entre leur nom et le logo BlueMind.

 

Tester une signature​

Pour tester le rendu afin de voir le résultat réel des différentes versions (HTML ou texte) au sein d'un message :

• Sélectionner la signature souhaitée dans la liste.
• Cliquer sur  en haut de page.

Un email est envoyé à l'administrateur de la signature, avec les 2 formats (HTML et texte), suivi du disclaimer s'il y a lieu :

 

Ordonner les signatures​

Les signatures s'appliquent dans l'ordre dans lequel elles sont listées. Il peut donc s'avérer important de les placer dans un ordre précis car dans le cas où un message pourrait correspondre à plusieurs cas, c'est le 1er trouvé qui s'appliquera.

Pour ordonner la liste :

• cliquer sur une signature
• utiliser les flèches  en haut de page pour la faire monter ou descendre

 

Activer une signature​

Une signature ne s'applique que lorsqu'elle est activée.

Pour activer une signature :

• Ouvrir le formulaire d'édition
• Cocher la case « Activée » : 
• Enregistrer

Les statuts d'activation visibles depuis la page d'accueil de l'application sont :

•  signature inactive
•  signature active
•  signature active avec période définie et en cours d'application
•  signature active avec période définie mais non en cours (période passée ou à venir)

Éditer une signature​

Sur la page principale de l'application, cliquer sur l'icône  de la ligne de la signature à éditer pour afficher le formulaire d'édition. Ce formulaire est identique au formulaire de création (voir ci-dessus).

Une fois les modifications réalisées, cliquer sur "Enregistrer" pour les sauvegarder.

Pour supprimer une signature :

• cliquer sur l'icône  de la ligne correspondant à la signature à supprimer
• valider la demande de confirmation

Pour copier une signature, afin de servir de modèle pour une autre signature :

• sélectionner la signature souhaitée
• cliquer sur  en haut de page

Une nouvelle signature est aussitôt créée avec pour nom "Copie de..." suivi du nom de la signature d'origine.

Créer et éditer le disclaimer​

Ce message, si activé, s'ajoute à la signature personnelle ou d'entreprise, au message quel que soit l'expéditeur.

Il peut s'agir d'un message d'information juridique (sur le caractère confidentiel des informations), commerciale (coordonnées de l'entreprise ou promotion en cours) ou encore à destination écologique (message incitant à ne pas imprimer l'email).

Un disclaimer est présent par défaut lors de l'installation du module, mais il reste vide et inactif tant qu'il n'est pas paramétré.

Le formulaire d'édition s'affiche, de même que pour les signatures, en cliquant sur l'icône  correspondante :

Le formulaire est similaire à celui des signatures, à quelques différences près :

• Le label et les expéditeurs ne sont pas modifiables : il se nomme toujours "disclaimer" et s'applique toujours à tous les expéditeurs
• Il n'y a pas de période de validité, le disclaimer est appliqué tant qu'il est actif
• Destinataires : 3 choix sont possibles :
  • • Tous les destinataires
    • Destinataires internes uniquement
    • Au moins un destinataire externe

Utiliser une signature d'entreprise​

Les utilisateurs voient apparaître la signature dans leur fenêtre de composition de message :

Pour en savoir plus sur le fonctionnement côté utilisateur, consulter le paragraphe dédié de la documentation utilisateur :

• Insérer une signature
• Thunderbird - Signature d'entreprise

 

 

Pour aller plus loin​

Cet article reprend les informations de la documentation officielle de notre partenaire BlueMind. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la documentation complète à l'adresse suivante : bluemind.net