Créer et gérer votre vue Gantt.
La vue Gantt dans la gestion de projet est un outil graphique permettant de visualiser les étapes d'un projet sur une ligne temporelle. Son nom vient de Henry Gantt, son créateur. Cette représentation offre une vision claire des calendriers, des échéances et des dépendances des tâches du projet, facilitant ainsi le suivi et la gestion de celui-ci.
Pour accéder à la vue Gantt, rendez-vous dans votre espace de travail et cliquez sur la vue " Projet". Ensuite, tout en haut à droite, vous pourrez choisir entre une vue Kanban (2) ou une vue Gantt (3) pour vos projets.
Cliquez sur l'icône représentant le Gantt (3) pour choisir cette vue.
Les projets s’affichent en lots de tâches, formant ensemble la chronologie de votre projet.
À savoir : Seul l’animateur d’un espace a la possibilité de créer et de gérer des lots. Les autres membres accèdent au diagramme de GANTT, mais ne peuvent pas le modifier.
Comment créer un lot de tâches
Une fois en affichage GANTT, cliquez sur "Lot" en bas à gauche.
La page de gestion des lots se divise en trois parties :
- À gauche, vous trouverez la liste des tâches qui n’ont pas encore été rattachées à un lot.
- Au centre, vous verrez les différents lots du projet. Lors de votre première visite sur cette page, vous serez invité à créer votre premier lot.
- À droite, vous trouverez les paramètres du projet.
Il est possible de créer et modifier les paramètres des tâches depuis la colonne "Tâches non alloties". Pour ajouter rapidement une tâche à un lot, vous pouvez la faire glisser jusque dans la zone dédiée dans le lot.
Sur la colonne "Liste des lots" vous pouvez ajouter un lot en cliquant sur "Nouveau lot".
Une fenêtre s’affiche pour renseigner les caractéristiques obligatoires de votre lot, telles que le titre, la date de début et la date de fin.
À savoir : Les tâches associées à votre lot prendront automatiquement cette couleur comme étiquette.
Une fois votre lot créé, vous avez la possibilité de compléter les champs facultatifs :
- Vous pouvez désigner un responsable pour le lot. Le nom du responsable apparaîtra dans le diagramme de Gantt, associé au lot.
- Vous avez également la possibilité de définir si votre lot doit démarrer après un lot existant. Dans ce cas, le démarrage de votre lot sera conditionné par la date de fin du lot précédent. Ainsi, tout décalage de cette date de fin entraînera un décalage proportionnel au début de votre lot.
Rattacher une tâche à un lot
Pour rattacher une tâche à un lot, après avoir créé vos lots, il vous suffit de glisser déposer les tâches non alloties dans les lots correspondants.
Assurez-vous de synchroniser les dates d'échéance des tâches avec les dates de début et de fin de votre lot. Sinon, les tâches seront automatiquement replacées dans la colonne d'origine.
Vous pouvez attribuer autant de tâches que nécessaire à chaque lot.
Paramétrer votre Projet
Vous avez la possibilité de désigner un responsable pour votre projet. Le nom de cette personne sera affiché dans l'onglet "Mes projets" sous le nom de votre projet. Ainsi, il sera facilement identifiable lors de la revue des projets au sein de votre organisation.
De plus, vous pouvez définir une date de fin pour votre projet. Cette date servira de limite finale pour votre projet. En cas de dépassement de cette date par la date de fin d'un lot, vous recevrez une alerte. Vous pouvez alors choisir de reporter la date de fin du projet à la date de fin du dernier lot, le cas échéant. La date de fin du projet est celle qui est affichée dans l'onglet "Mes projets".
Depuis la vue Gantt, vous avez la possibilité de gérer vos lots de tâches en utilisant la vue chronologique. Il vous suffit de cliquer sur un lot pour accéder aux tâches lié à celui-ci.
Décaler les lots
Vous pouvez modifier la durée d’un lot en étirant ce dernier directement sur la chronologie.
Une fenêtre s’affichera pour indiquer que les lots suivant liés à ce lot ont été décalés dans les mêmes proportions.