Comment bien enregistrer son document  ?

 

Aujourd’hui, de nombreux outils de travail en ligne offrent une fonctionnalité d'enregistrement automatique, ce qui signifie que vos modifications sont sauvegardées en temps réel. Cependant, il est important de comprendre la différence entre l'enregistrement automatique et la gestion des versions récupérables de vos documents.

 

1. L'enregistrement automatique

Notre éditeur de texte enregistre automatiquement vos modifications dès que vous les apportez. Cela garantit que vos modifications sont sauvegardées sans avoir besoin d'intervention manuelle. Cependant, cet enregistrement automatique sauvegarde uniquement l'état actuel du document, sans créer de versions distinctes qui peuvent être restaurées plus tard.

⚠️ Attention : dans un tableur, si vous modifiez une cellule, il est indispensable d’en sortir (en appuyant sur Entrée ou en cliquant ailleurs) pour que la modification soit bien prise en compte. À défaut, si vous fermez le document sans quitter la cellule, le contenu saisi ne sera pas enregistré.

2. Créer une version de document

Pour créer une version spécifique que vous pourrez restaurer plus tard, il vous suffit de cliquer sur l'une des options ci-dessous.  Ces actions génèrent une version que vous pouvez ensuite récupérer si besoin.

1. Cliquer sur la disquette : Cette action sauvegarde explicitement la version actuelle du document sans le fermer. C’est une manière rapide de garantir qu'une étape importante de votre travail est bien enregistrée comme version distincte.
   
   
2. Fermer avec la croix : Fermer le document en cliquant sur la croix entraîne également l’enregistrement d'une nouvelle version. Si vous avez effectué des modifications et que vous quittez le document, une nouvelle version est générée, et vous pourrez toujours y revenir ultérieurement.

3. Récupérer une version antérieure

Une fois que vous avez créé des versions, il devient possible de récupérer une version antérieure si nécessaire. Cela est particulièrement utile si vous souhaitez revenir à un état précédent du document, avant des modifications qui se sont avérées inutiles ou erronées. P

Rendez-vous sur la vue dossiers (1) de votre espace et cliquez sur les trois points du document souhaité puis cliquer sur "Détails et versions" (2)

Cliquez sur "Versions" pour afficher l'ensemble des versions depuis la création du fichier.

Depuis cet onglet, vous pouvez :

1.  Afficher  chacune des versions
2. Télécharger  chacune des versions 
3. Restaurer  une version. Dans ce cas, la version restaurée passera au-dessus de la version en cours. Elle deviendra la version accessible à tous.