Comment gérer les droits au niveau des dossiers ?

En tant qu'animateur d'un espace de travail, vous avez la possibilité d'affecter des droits spécifiques à un dossier au niveau global en donnant un accès unique à des groupes d'utilisateurs.

1. Qui peut affecter des droits à un dossier et quels types de droits ?

Seuls les animateurs d'un espace de travail peuvent définir des droits d'accès spécifiques pour les dossiers. Ils ont la possibilité de décider quels groupes de collaborateurs pourront accéder aux informations contenues dans ces dossiers et leurs sous-dossiers.

(Vous avez un doute sur votre rôle dans un espace de travail? Consultez l'article suivant : Vos droits dans un espace collaboratif)

2. Comment un animateur peut-il affecter des droits à un dossier ?

Pour affecter des droits d'accès spécifiques à un dossier, suivez ces étapes :

Rendez-vous dans l'espace de travail souhaité et accédez à la vue "Dossiers". Cliquez sur les options du dossier et sélectionnez "Limiter l'accès au dossier".

Un message d'alerte apparaîtra, indiquant que cette option affectera les informations présentes dans le dossier. Nous vous invitons à le lire attentivement. Cliquez ensuite sur "Continuer".

Sélectionnez "Groupes de collaborateurs" et choisissez un ou plusieurs groupes de collaborateurs et cliquez sur "Valider".

Un cadenas coloré apparaîtra à côté du dossier en question.

3. Quelles conséquences sur le dossier ?

En limitant l’accès à un dossier, les sous-dossiers et documents qu'il contient seront accessibles uniquement aux collaborateurs autorisés. Les droits d'accès précédemment attribués sur les documents, seront remplacés par ceux définis pour le dossier.

Les droits d'accès aux documents sont définis par le rôle attribué dans l'espace de travail :

Rôle d'animateur : Droit de gestion
Rôle de contributeur : Droit de modification
Rôle de lecteur : Droit de consultation

Lors de la création ou de l'importation d'un document dans un dossier aux droits limités, le droit appliqué est automatiquement celui du dossier.

Affichage : En tant que membre d’un espace, lorsque celui-ci contient des dossiers aux droits limités auxquels l'utilisateur a accès, le verrou apparaît en vert pour celui-ci.

Lorsque l'utilisateur n'a pas accès à un dossier aux droits limités, le verrou apparaît rouge pour lui.

Il ne voit alors ni l’arborescence de sous-dossiers, ni les informations contenues dans le dossier. Il lui est également impossible d’importer des documents et d’en créer dans ce dossier. Le bouton « autres options » du dossier ne lui est pas non plus disponible.

3.1 Affichage des dossiers restreints :

Cadenas vert :
- - - - En tant que membre d’un espace, lorsque celui-ci contient des dossiers aux droits limités auxquels l'utilisateur a accès, le verrou apparaît en vert pour lui.

Cadenas rouge :
- - - - Lorsque l'utilisateur n'a pas accès à un dossier aux droits limités, le verrou apparaît en rouge. Il ne voit ni l’arborescence des sous-dossiers, ni les informations contenues dans le dossier. Il lui est également impossible d’importer ou de créer des documents dans ce dossier. Le bouton « autres options » du dossier ne lui est pas disponible.

4. En tant qu'animateur, puis-je déverrouiller un dossier même si je ne l'ai pas verrouillé moi-même ?

Oui, même si un dossier est verrouillé et inaccessible pour un animateur, celui-ci peut toujours modifier l’accès au dossier ou le déverrouiller.

Pour ce faire, cliquez sur les "trois petits points" à côté du dossier, puis sélectionnez "Débloquer l'accès" pour déverrouiller le dossier ou "Modifier l'accès" pour ajuster les droits.

5. À savoir

Dossier "À classer" : Les dossiers "À classer" ne peuvent pas avoir de droits d'accès spécifiques.
Création de dossier/sous-dossier : Lorsque les droits sont limités sur un dossier, cela se répercute sur l’ensemble des sous-dossiers de celui-ci.
Duplication/déplacement vers : Les utilisateurs peuvent dupliquer ou déplacer les fichiers seulement dans des dossiers limités auxquels ils ont accès ou dans des dossiers non limités. Les dossiers avec verrous rouges ne sont donc pas listés dans les dossiers disponibles.
Déplacement de dossiers : Il n’est pas possible de glisser-déposer un dossier dans un dossier limité.