Comment gérer les droits au niveau des dossiers ?
En tant qu'animateur d'un espace de travail, vous avez la possibilité d'affecter des droits spécifiques sur un dossier au niveau global en donnant un accès unique à des groupes d'utilisateurs.
A. Qui peut affecter des droits à un dossier et quels types de droits ?
Seul le ou les animateurs d'un espace de travail ont la possibilité de définir des droits d'accès spécifiques sur des dossiers.
Ils ont alors la possibilité de définir qu'un ou plusieurs groupes de collaborateurs, seulement, pourront avoir accès aux informations présentes dans le dossier et ses sous-dossiers.
(Vous avez un doute sur votre rôle dans un espace de travail ? Nous vous invitons à consulter l'article ci-après : Vos droits dans un espace collaboratif)
B. Comment un animateur peut-il affecter des droits à un dossier ?
Afin de pouvoir affecter des droits d'accès spécifiques à un dossier, les étapes à suivre par l'animateur de l'espace sont les suivantes :
- Se rendre dans l'espace de travail souhaité
- Se rendre dans la vue "Dossiers"
- Cliquer sur les options du dossier et sélectionner "Limiter l'accès au dossier"
- Un message d'alerte indique alors qu'en choisissant cette option, cela impactera les informations présentes dans le dossier. Cliquer sur "Continuer"
- Sélectionner "Groupes de collaborateurs"
- Choisir un ou plusieurs groupes de collaborateurs et cliquer sur "Valider"
- Un cadenas coloré apparaîtra alors à côté du dossier en question.
C. Quelles conséquences sur le dossier ?
Il est très important de noter qu'en limitant l’accès au dossier, les sous-dossiers et fichiers qu'il contient seront alors accessibles à tous les collaborateurs autorisés.
Ces collaborateurs accéderont aux fichiers en lecture, en modification ou gestion en fonction de leur profil dans l'espace (lecteur, contributeur, animateur). Les droits d'accès préalablement attribués sur les fichiers de ce dossier seront alors écrasés par les droits affectés au dossier.
Si un dossier est verrouillé et n'est pas accessible à l'un des animateurs de l'espace, celui-ci a tout de même la possibilité de modifier l’accès au dossier ou de le déverrouiller.
Lors de la création ou de l'import d'un document dans un dossier aux droits limités, le droit appliqué est automatiquement celui du dossier.
Affichage : En tant que membre d’un espace, lorsque celui-ci contient des dossiers aux droits limités auxquels l'utilisateur a accès, le verrou apparaît en vert pour celui-ci.
Lorsque l'utilisateur n'a pas accès à un dossier aux droits limités, le verrou apparaît rouge pour lui.
Il ne voit alors ni l’arborescence de sous-dossiers, ni les informations contenues dans le dossier. Il lui est également impossible d’importer des documents et d’en créer dans ce dossier. Le bouton « autres options » du dossier ne lui est pas non plus disponible.
D. A savoir
- Dossier "A classer" : Les dossiers "A classer" ne peuvent pas avoir de droits d'accès spécifiques.
- Création de dossier/sous-dossier : Lorsque les droits sont limités sur un dossier, cela se répercute sur l’ensemble des sous-dossiers de celui-ci.
- Duplication/déplacer vers : Les utilisateurs peuvent dupliquer ou déplacer les fichiers seulement dans des dossiers limités auxquels ils ont accès, ou dans des dossiers non limités. Les dossiers aux verrous rouges ne sont donc pas listés dans les dossiers disponibles.
- Déplacement de dossiers : Il n’est pas possible d’effectuer un glisser-déposer de dossier dans un dossier limité.