Les étapes d'un processus

Que sont les étapes d'un processus ?

Comprendre le Workflow : Étapes et Responsabilités

Le workflow est un processus structuré constitué de plusieurs étapes par lesquelles une demande initiale progresse.

À savoir : Il n’existe pas de limite quant au nombre d’étapes qu’un workflow peut inclure.

Ces étapes sont présentées de manière linéaire dans l’espace workflow. Mais le concepteur du workflow peut laisser les responsables d’une étape choisir entre plusieurs étapes suivantes. Cela permet de gérer au sein d’un même workflow des processus ayant des circuits différents.

Exemple : Considérons un processus composé de trois étapes :

Étape 1 : Une demande initiale

Étape 2 : Une validation juridique

Étape 3 : Une validation comptable

Le circuit par défaut est de passer de l’étape 1 à l’étape 2 puis à l’étape 3. Cependant, le concepteur du workflow peut prévoir des chemins alternatifs. Dans notre exemple, il peut laisser le choix à celui qui crée la demande initiale de sélectionner directement la validation comptable (étape 3) sans passer par la validation juridique (étape 2) si la demande ne comporte aucun sujet juridique. Le collaborateur qui lance le workflow (étape 1) aura donc le choix entre transmettre sa demande à l’étape 2 ou directement à l’étape 3.

• Chaque étape est composée d’un formulaire paramétré par le concepteur du workflow. Par défaut, le formulaire ne comprend qu’un champ de commentaire et la possibilité d’ajouter, supprimer ou modifier les pièces jointes.
  
  
• Chaque étape comporte un nom d'étape, un numéro d'étape et un ou plusieurs responsables.
  
  
• Les règles d’attribution des responsables d’une étape sont définies par l’animateur de l’espace en tant que concepteur du workflow. Il a le choix entre plusieurs mécanismes d’attribution du rôle de responsable :
  
  
  • Attribution Nominative :
    • • Il peut désigner nominativement un ou plusieurs responsables parmi les membres de l’espace workflow. Dans ce cas, le responsable de l’étape précédente n’aura pas le choix dans la désignation du ou des responsables à qui il transmet la demande. Ce choix est pertinent dans le cas où le ou les responsables de l’étape sont invariables d’un processus à un autre. C’est aussi le bon choix lorsque deux personnes sont chargées alternativement de traiter les demandes arrivant à cette étape.
        
        
  • Liste de Responsables Potentiels : 
    • • Il peut dresser une liste de plusieurs responsables potentiels de l’étape parmi les membres de l’espace workflow. Le responsable de l’étape précédente pourra choisir de transmettre la demande à un ou plusieurs membres de cette liste. Ce choix est à privilégier dans le cas où le choix du responsable peut varier en fonction de l’objet du processus. C’est alors au responsable de l’étape précédente de jouer le rôle d’aiguilleur pour adresser la demande au(x) bonne(s) personne(s) en les sélectionnant en tant que responsable d’étape.
        
        
  • Liste Ouverte : 
    • • Il peut ouvrir la liste des responsables potentiels de l’étape à l’ensemble des membres de l’espace workflow. Ce choix est à privilégier lorsqu’il est impossible de définir à l’avance qui sera en charge de valider le passage de l’étape. C’est donc au responsable de l’étape précédente qu’il revient de désigner le ou les responsables de l’étape suivante parmi tous les membres de l’espace workflow.

Actions à chaque étape

À chaque étape, les responsables sont invités à faire un choix entre  :

• Transmettre la demande à l’étape suivante (si la dernière étape du processus est atteinte, ce choix n’est pas proposé).
  
  
• Clôturer le processus en commentant ce choix.
  
  
• Renvoyer la demande à l’étape précédente. Notamment pour demander des précisions ou des modifications au responsable de l’étape précédente.

Lorsqu’il y a plusieurs responsables au sein d’une étape, chacun peut apporter des modifications au formulaire et aux pièces jointes de l’étape. Chaque responsable a la capacité de décider de la transmission du processus à l’étape suivante, de sa clôture ou de son renvoi à l’étape précédente. Cette validation s’impose aux autres responsables. Autrement dit, c’est le premier des responsables de l’étape statuant sur la demande qui fait le choix pour les autres. Tant que l’étape n’est pas validée, toutes les modifications sont réversibles. Au niveau de l’horodatage des actions du workflow, les responsables de l’étape sont bien distingués du responsable ayant validé l’étape.