Créer, gérer et relancer vos évènements depuis vos espaces
Pour simplifier l'organisation de vos évènements, Interstis dispose d'un outil permettant de planifier, envoyer, suivre et relancer les invitations à un évènement.
Pour créer un évènement, il suffit de vous rendre dans l'espace dans lequel vous souhaitez créer celui-ci. Dirigez-vous vers l'outil "Évènement" puis cliquez sur le bouton "Ajouter un évènement".
Lors de la création de votre évènement, il vous faudra remplir au minimum :
- un titre
- une date de début
- une date de fin
D'autres champs vous permettront de détailler votre évènement. Notamment :
- une description
- des points du jour
- un lieu
- l'activation de la visioconférence
L'outil vous permet également de poser des questions complémentaires à vos invités. Vous pouvez ajouter librement ces questions à conditions qu'on puisse y réponde par oui ou par non. Ces questions seront automatiquement posées à vos invités une fois qu'ils répondront à l'invitation.
Après avoir cliqué sur "Etape suivante", vous arriverez sur une page vous permettant de choisir vos invités.
A savoir : vous avez la possibilité d'inviter des personnes externes à la platefome en renseignant uniquement leurs adresses mails.
Lorsque votre évènement sera publié, tous vos invités recevront une notification les invitant à répondre présent ou non à cet évènement, à la fois sur la platefome, à la fois par mail.
Si besoin, un bouton "Modifier" reste disponible sur votre événement pour le faire évoluer.
Pour obtenir de meilleur retour sur vos invitations, vous pouvez, quelques jours après avoir créé votre évènement, utilisez la relance automatique des « non répondant ».
Pour ce faire, entrer dans votre évènement. Cliquer sur « Modifier ».
Au-dessus de la liste des invités, cliquez sur le bouton « Relancer »
Une relance par mail et sur l’application mobile sera automatiquement adressée aux personnes n’ayant pas encore répondu à l'évènement.
À noter : les réponses viennent automatiquement alimenter les agendas privés des utilisateurs ayant répondu présent ainsi que l'agenda de l'espace collaboratif.