Gérer les absences du bureau

Le module mail de la Suite Hexagone est désormais disponible. Pour nos clients ayant souscrit à cet abonnement, voici des articles pour mieux prendre en main votre suite collaborative. Pour les utilisateurs n'ayant pas accès à ce module, n'hésitez pas à contacter vos administrateurs directement et à consulter notre site internet : https://hexagone.io/.

Gérer les absences du bureau

En cas d'absence ou d'impossibilité de gérer la messagerie, il est possible de paramétrer un répondeur automatique ou de transférer l'ensemble des messages reçus.

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Activer le répondeur automatique​

Pour paramétrer les réponses automatiques, aller dans les paramètres de la messagerie : Préférences > Messagerie > Général > Message d'absence et cocher l'option "Activer le message d'absence"

Remplir les champs :

• Objet (obligatoire) : sujet de l'e-mail envoyé
• Message (optionnel) : corps du message envoyé
• Dates de début et de fin (optionnel)
  • • • si aucune date de début n'est spécifiée, le répondeur s'active dès l'enregistrement des nouveaux paramètres
      • si aucune date de fin n'est spécifiée, le répondeur reste actif jusqu'à ce que l'utilisateur modifie ses paramètres et désactive le message d'absence

Puis cliquer sur "Enregistrer".
Une fois les paramètres activés, quand l'utilisateur reçoit un message, un e-mail est automatiquement envoyé à l'expéditeur.

Transférer les messages reçus​

Ce formulaire permet de transférer l'ensemble des messages entrant vers une ou plusieurs adresses, internes ou externes, en conservant ou non une copie dans la boîte de réception de l'utilisateur.

Pour activer le transfert, aller dans les paramètres de la messagerie : Préférences > Messagerie > Général > Transfert d'emails et cocher l'option "Transférer les messages reçus à"

Saisir le ou les e-mail(s) du ou des destinataire(s) du transfert, l'autocomplétion propose les adresses dans tous les carnets de l'utilisateur (annuaire, carnets personnels, etc.).
Il est également possible de recevoir une copie des e-mails reçus dans sa boîte de réception en cochant la case "conserver une copie dans la boîte de réception"

Pour aller plus loin​

Cet article reprend les informations de la documentation officielle de notre partenaire BlueMind. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la documentation complète à l'adresse suivante : bluemind.net