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Utiliser une boîte aux lettres partagée

  • Mise à jour

Utiliser une boîte aux lettres partagée

 

Le module mail de la Suite Hexagone est désormais disponible. Pour nos clients ayant souscrit à cet abonnement, voici des articles pour mieux prendre en main votre suite collaborative. Pour les utilisateurs n'ayant pas accès à ce module, n'hésitez pas à contacter vos administrateurs directement et à consulter notre site internet : https://hexagone.io/.

 

Utiliser une boîte aux lettres partagée

 

En plus de leur boîte aux lettres nominative, les utilisateurs peuvent accéder aux boîtes aux lettres individuelles partagées par d'autres utilisateurs ainsi qu'aux boîtes collaboratives, créées par l'administrateur du domaine : les boîtes aux lettres de groupe et les boîtes aux lettres partagées (aussi appelées "boîtes partagées", "boîtes de service" ou "boîtes fonctionnelles").

 

S'abonner à une boîte aux lettres partagée​

Lorsque des droits d'accès sur une boîte aux lettres, individuelle ou collective, sont attribués à un utilisateur (voir Partager une boîte aux lettres), celui-ci reçoit une notification par e-mail :

 

Une fois la notification reçue, pour voir la boîte aux lettres dans sa messagerie ou ses logiciels et appareils mobiles connectés, l'utilisateur doit activer l'abonnement dans ses paramètres de messagerie : Préférences > Messagerie > Autres boîtes aux lettres :

 

L'interface présente, s'il y a lieu, la liste des boîtes aux lettres auxquelles l'utilisateur est déjà abonné ainsi que les boîtes pour lesquelles il a reçu le droit de gestion des partages ; l'abonnement n'est pas automatique ni obligatoire, un bouton "S'abonner" est disponible pour chacune.

Si la boîte aux lettres n'apparait pas dans la liste, cliquer sur "S'abonner à d'autres boîtes aux lettres".
Une fenêtre pop-up propose alors toutes les boîtes sur lesquelles l'utilisateur à des droits, cocher la ou les boîtes aux lettres souhaitées puis cliquer sur Ajouter 1[2,3,...] boîte aux lettres :


 

Afin de valider l'abonnement, relancer l'application en cliquant sur le lien "Recharger maintenant".

Utiliser une boîte aux lettres d'utilisateur (individuelle)​

Une fois l'abonnement validé (voir chapitre précédent), la boîte aux lettres partagée par l'utilisateur apparait dans la liste des dossiers :

En fonction du niveau de droit accordé, la boîte aux lettres partagée peut alors être utilisée de la même façon que la boîte aux lettres de l'utilisateur. Celui-ci peut :

Utiliser une boîte aux lettres partagée (collective)​

Les boîtes aux lettres partagées - aussi appelées "boîtes partagées", "boîtes fonctionnelles" ou "boîtes de service" - sont des boîtes aux lettres qui, à la différence de celles des utilisateurs, ne sont pas nominatives : un ou plusieurs utilisateurs peuvent y être rattachés.

Toute action de suivi, réponse ou transfert réalisée par l'un des utilisateurs sera visible par l'ensemble des collaborateurs. Par exemple, si un des utilisateurs marque un message comme "Important", tous les utilisateurs verront le drapeau de suivi.

Ce fonctionnement, parfaitement adapté à un travail d'équipe, peut être utilisé par un service d'entreprise, dans le cadre d'un projet ou bien encore pour mettre à disposition des modèles d'e-mail.

Les boîtes aux lettres partagées sont créées et gérées par l'administrateur du domaine, qui peut déléguer la gestion des droits de partage à un ou des utilisateur(s), alors appelé(s) "administrateur(s) délégué(s)" de la boîte partagée.

Une fois l'abonnement activé, la boîte aux lettres partagée apparait dans les Dossiers partagés de la liste des dossiers :

En fonction du niveau de droit accordé par l'administrateur de domaine ou par l'administrateur délégué, la boîte partagée peut alors être utilisée de la même façon que la boîte aux lettres de l'utilisateur. Celui-ci peut :

 

Utiliser une boîte aux lettres de groupe​

 

Les groupes d'utilisateurs, créés par l'administrateur, rassemblent les membres de l'organisation ayant des besoins ou des objectifs communs (par exemple un groupe "responsables de services" pour rassembler tous les responsables de services d'une entreprise). Cela permet notamment de gérer plus facilement les droits d'accès communs à tous les membres d'un groupe.

L'administrateur peut attribuer au groupe une boîte aux lettres spécifique, fonctionnant par défaut comme une liste de distribution d'entreprise : les messages envoyés à la boîte aux lettres du groupe sont réceptionnés dans les boîtes nominatives de chaque membre du groupe. Les actions réalisées sur les messages sont individuelles. Par exemple, si un des utilisateurs marque un message comme "Important", le suivi ne sera effectif que dans sa messagerie. Les autres utilisateurs ne le verront pas.

L'administrateur de domaine a la possibilité de paramétrer la boîte de groupe pour que les messages reçus soient également conservés dans le dossier de la boîte aux lettres. Dans ce cas, tout utilisateur avec les droits d'accès adéquats peut consulter et agir sur les messages. Les actions réalisées sont alors visibles par tous les membres du groupe.

Une fois l'abonnement activé, la boîte aux lettres du groupe apparait dans les Dossiers de groupes de la liste des dossiers.

En fonction du niveau de droit accordé par l'administrateur de domaine ou l'administrateur délégué, l'utilisateur peut consulter ou gérer les dossiers de la même façon que dans sa boîte aux lettres nominative.

L'administrateur délégué peut modifier les partages.

Contrairement aux boîtes aux lettres partagées, il n'est pas possible d'envoyer un e-mail au nom du groupe, ni de créer une identité avec l'e-mail du groupe.

 

 

Pour aller plus loin​

Cet article reprend les informations de la documentation officielle de notre partenaire BlueMind. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la documentation complète à l'adresse suivante : bluemind.net