Déléguer la gestion des invitations

Le module mail de la Suite Hexagone est désormais disponible. Pour nos clients ayant souscrit à cet abonnement, voici des articles pour mieux prendre en main votre suite collaborative. Pour les utilisateurs n'ayant pas accès à ce module, n'hésitez pas à contacter vos administrateurs directement et à consulter notre site internet : https://hexagone.io/.

Déléguer la gestion des invitations

Les utilisateurs peuvent déléguer la gestion des invitations reçues sur leur calendrier par défaut à un autre utilisateur.
Celui-ci reçoit alors toutes les notifications liées aux invitations (invitations aux réunions publiques, modifications, réponses, propositions de nouvel horaire et réservations de ressources) sur sa boîte aux lettres et peut y répondre depuis sa messagerie.

Droits nécessaires​

Pour qu'un utilisateur puisse gérer les invitations d'un autre utilisateur depuis sa messagerie, il doit :

• avoir au minimum le niveau de partage "Peut modifier mes rendez-vous" sur le calendrier par défaut du délégant

• être nommé délégué avec l'option "Reçoit les messages relatifs aux invitations et y répond"

  

Optionnel :

• avoir les droits de lecture ou d'écriture sur la boîte aux lettres de l'utilisateur délégant, et y être abonné.
• être abonné au calendrier du délégant, et l'afficher dans son Agenda (non obligatoire mais fortement recommandé afin de créer ou modifier des évènements pour le délégant depuis l'Agenda)

Conséquences sur les notifications​

Le délégué reçoit les notifications dans sa boîte de réception. Il peut répondre aux invitations pour le délégant.

L'organisateur reçoit la réponse envoyée par le délégué dans sa boîte de réception.

• Si le délégué envoie la réponse "de la part" du délégant, le champ expéditeur indique le nom du délégant (tel qu'indiqué dans l'identité créée par le délégué) et celui du délégué :
  
• Si le délégué envoie la réponse "en tant que" le délégant, le champ expéditeur n'indique que le nom du délégant (tel qu'indiqué dans l'identité créée par le délégué) : 

Le délégant - avec le paramètre par défaut "Je reçois aussi les messages" - voit la réponse envoyée par le délégué dans sa boîte de réception :

De la même façon, le délégué peut répondre à des propositions de nouvel horaire.

Le délégant ayant choisi de recevoir les messages liés aux invitations (paramétrage par défaut), peut répondre lui-même aux invitations. Dans ce cas, le délégué et l'organisateur reçoivent les notifications de réponse dans leurs boîtes de réception.

 

Pour aller plus loin​

Cet article reprend les informations de la documentation officielle de notre partenaire BlueMind. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la documentation complète à l'adresse suivante : bluemind.net