Gérer les notifications liées aux invitations
Le module mail de la Suite Hexagone est désormais disponible. Pour nos clients ayant souscrit à cet abonnement, voici des articles pour mieux prendre en main votre suite collaborative. Pour les utilisateurs n'ayant pas accès à ce module, n'hésitez pas à contacter vos administrateurs directement et à consulter notre site internet : https://hexagone.io/.
Gérer les notifications liées aux invitations
Lorsqu'une réunion est organisée, les invités peuvent signifier leur participation à l'organisateur via leur Agenda ou la Messagerie.
Ce dernier reçoit une notification par e-mail pour chaque réponse. Il reçoit également des notifications lorsqu'un invité propose un nouvel horaire ou transfère l'invitation. Afin de faciliter la gestion de ces notifications, il est possible de mettre en place des filtres spécifiques à ce type de messages.
Consulter les réponses
Dès qu'un invité répond à l'invitation, depuis l'Agenda ou la Messagerie, l'organisateur reçoit une notification indiquant sa participation :
Les invités ont la possibilité de modifier leurs réponses. Dans ce cas, l'organisateur reçoit une nouvelle notification à chaque modification.
Pour les ressources, l'organisateur reçoit également une notification d'acceptation ou de refus :
Gérer les propositions d'horaires
Lorsqu'un utilisateur envoie une proposition, un nouvel horaire, l'organisateur reçoit la demande par e-mail :
L'organisateur peut alors accepter ou refuser la proposition.
Gérer les transferts d'invitation
Lorsqu'un invité transfère l'invitation à une tierce personne pour l'inviter à son tour, l'organisateur reçoit une notification.
Le message qu'il reçoit lui présente les caractéristiques de la réunion avec la liste des participants mise à jour :
L'organisateur peut accepter ou refuser l'ajout de tous les participants ou de certains seulement en dépliant le menu proposé :
Comme pour toute invitation, l'organisateur est informé de la participation des nouveaux invités via une notification et la liste des participants est mise à jour dans l'événement de son calendrier. Consulter la page Organiser une réunion pour plus d'informations.
Filtrer les notifications liées aux invitations
En fonction du nombre de réunions organisées, le nombre de notifications liées aux invitations peut devenir assez important. Afin d'en faciliter la gestion, l'organisateur peut créer des filtres de messagerie spécifiques : l'un pour les réponses aux invitations et l'autre pour les propositions d'horaires et les transferts.
- Pour les réponses aux invitations, créer un filtre avec la condition "L'entête existe" et indiquer X‑BM‑Event‑Replied dans le champ "Le nom de l'entête" :
- Pour les propositions de nouvel horaire et les transferts d'invitation, créer un filtre avec la condition "L'entête existe" et indiquer X‑BM‑Event‑Countered dans le champ "Le nom de l'entête" :
Les deux filtres sont indépendants. Ils doivent être créés séparément, même si la condition est la même.
Dans cet exemple, toutes les notifications liées aux réponses, aux transferts et aux propositions de nouvel horaire sont transférées à Marie Dupont.
Pour aller plus loin
Cet article reprend les informations de la documentation officielle de notre partenaire BlueMind. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la documentation complète à l'adresse suivante : bluemind.net