Visualiser et gérer l'onglet agenda
Depuis la page d'accueil, vous avez accès sur votre gauche à l'onglet "Agenda".
Cet outil permet de gérer vos rendez-vous et d’afficher les disponibilités des autres collaborateurs au sein de vos différents espaces collaboratifs.
Lorsque vous travaillez avec un groupe de travail, vous verrez s'ajouter automatiquement dans votre agenda les évènements auxquels vous êtes invités et où vous avez répondu présent.
Votre agenda interstis peut aussi vous permettre de placer vos rendez-vous personnels en cliquant sur la date correspondante et même partager des évènements avec d'autres utilisateurs.
Apparaît à l'écran une vue mensuelle de l'agenda de l'ensemble de vos espaces. Soit l'ensemble des événements que vous avez acceptés. Vous pouvez aussi avoir accès à une vue hebdomadaire.
Vous pouvez retrouver directement les agendas d'un autre utilisateur ou d'un espace
Vous n'avez plus qu'à rentrer le nom du ou des collaborateurs de votre choix afin d'afficher leurs calendriers. Tous leurs événements, y compris ceux des autres espaces, s'affichent. Cet affichage dépend du niveau de confidentialité que les autres collaborateurs ont fixé sur leur agenda.
Pour refermer cette fenêtre, il vous faut tout simplement cliquer sur "Fermer le menu autre agenda" en haut à droite.
Chaque utilisateur peut gérer la confidentialité de son agenda et donc la visibilité de celui-ci par les autres collaborateurs. Pour définir les règles de confidentialité de votre agenda, cliquer sur “Gérer la confidentialité”.
Une fenêtre s’ouvre pour vous permettre de définir une règle de confidentialité par défaut qui s’appliquera à l’ensemble des utilisateurs. 3 positions sont proposées :
- Vous pouvez l’ouvrir à tous vos collaborateurs. Dans ce cas, ils pourront voir vos rendez-vous, réunions, disponibilités… en clair. Titre et détails de chacun de vos événements seront lisibles.
- Vous pouvez le mettre en privé. Dans ce cas, vos collaborateurs pourront voir vos disponibilités. En revanche, les intitulés de vos rendez-vous, événements, travaux… ne seront pas lisibles. Cela permet d’informer votre emploi du temps tout en préservant la confidentialité de votre agenda.
- Enfin, vous pouvez choisir de le rendre invisible. Dans ce cas, personne, à part vous, ne pourra voir votre agenda
À cette règle par défaut, chaque utilisateur peut définir des exceptions en donnant des autorisations spéciales à certains collaborateurs. Cela permet par exemple de rendre son agenda “Privé” pour toutes les personnes de la plateforme, mais de le laisser ouvert à certains de ces collègues ou responsables.
Synchroniser mon agenda
Vous pouvez connecter votre agenda interstis avec votre Google Agenda ou avec votre agenda Outlook.
Pour le connecteur Outlook, il faut préalablement enregistrer le Serveur Exchange depuis la partie Administration de la plateforme. Le branchement d’un connecteur entraine une synchronisation automatique et bidirectionnelle de vos 2 agendas. En d’autres termes, vos plannings sont reproduits en miroir sur interstis et sur votre agenda d’origine.
Pour ceux qui utiliseraient autre chose que Google et Outlook, vous pouvez connecter votre agenda grâce au format ICalendar. Dans ce cas, les informations de votre agenda interstis iront s’insérer automatiquement dans votre agenda personnel. En revanche, rien ne remonte de votre agenda vers interstis.
Exporter mon agenda
Pour exporter votre agenda, il vous suffit de sélectionner les dates qui vous intéressent puis de choisir le format pour l’export (CSV ou ICAL). Vous pouvez aussi exporter les agendas de vos collaborateurs.
Vous pouvez également cliquer sur "actualiser" votre agenda à tout moment pour afficher les nouveaux évènements de votre agenda.
Ouvrir l'agenda dans un espace
Rendez vous dans l'espace puis cliquez sur « Agenda »