En tant qu'administrateur de votre organisation, comment inviter de nouveaux collaborateurs ?
En tant qu'administrateur Interstis, vous êtes responsable de la gestion des utilisateurs au sein de votre organisation. Afin d'accéder à toute cette partie administration de vos utilisateurs, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
- Vous rendre dans la partie administration de votre plateforme
- Sélectionner l'onglet "Utilisateurs"
Afin de pouvoir inviter de nouveaux utilisateurs au sein de votre organisation, sélectionnez la fonctionnalité "+ Inviter des collaborateurs". Deux options s'offriront alors à vous :
- Inviter un collaborateur
- Inviter plusieurs collaborateurs
A. Inviter un collaborateur
Dans le cas où vous souhaitez inviter un seul utilisateur à la fois, il sera conseillé de sélectionner cette option. Vous aurez alors à renseigner les informations suivantes :
- Le nom de l'utilisateur
- Son prénom
- Son adresse mail (adresse avec laquelle l'utilisateur pourra accéder à son compte par la suite)
- Sélectionnez votre organisation.
- Suite à cela, vous devrez sélectionner le rôle de cet utilisateur au sein de l'organisation :
- Invité
- Collaborateur
- Manager
- Administrateur
Pour plus d'information concernant la fonction d'administrateur, veuillez consulter l'article ci-après : Le rôle d'Administrateur
6. Enfin, cliquez sur "Envoyer l'invitation" afin d'inviter l'utilisateur.
A savoir : Dans le cas où l'utilisateur a déjà un compte Interstis, ses informations seront proposées automatiquement.
B. Inviter plusieurs collaborateurs
Dans le cas où vous souhaitez inviter plusieurs utilisateurs à la fois, il sera conseillé de sélectionner cette option. Vous devrez tout d'abord sélectionner au sein de quel espace de travail vous souhaiter inviter les utilisateurs à venir, puis cliquer sur "Ok".
Suite à cela, vous aurez trois options pour ajouter les utilisateurs que vous souhaitez inviter :
- Saisir manuellement l'ensemble des noms, prénoms et adresses mails des futurs utilisateurs
- Effectuer un copier-coller d'une liste déjà existante
- Importer l'ensemble des utilisateurs souhaitez via un fichier CSV que vous aurez préparer au préalable
Une fois les informations complétées, sélectionnez le bouton "Vérifier" :
Dans le cas où certaines informations seraient erronées (comme ici, l'adresse mail ne devrait pas comporter d'accent), cela est indiqué en rouge directement au sein de la fenêtre.
A l'étape suivante, vous devrez paramétrer les mêmes informations que lorsque vous inviter un utilisateur seul :
- Les rôles de chacun dans l'espace
- Les associer à des groupes utilisateurs (non obligatoire)
- Les associer à des groupes d'établissement (non obligatoire)
Après avoir cliqué sur "Vérifier", vous arrivez sur une fenêtre similaire à la fenêtre ci-dessous, qui vous permettra de programmer l'envoi des invitations à un moment précis. Vous pourrez ainsi modifier : la date d'envoi, l'heure d'envoi ainsi que l'envoyeur. Suite à cela, cliquez sur "Ok".
Enfin, une fenêtre vous confirmera l'envoi des invitations au moment programmé ainsi qu'un mail lorsque l'import aura bien été réalisé.