Qu'est-ce que la fonctionnalité
« Groupe d'organisations » ?
Pour simplifier la gestion des membres au sein de votre organisation, notre plateforme propose nouvellement une fonctionnalité appelée « Groupe d'organisations ».
Cette nouveauté offre deux fonctionnalités principales :
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La création automatique de groupes : Cette fonctionnalité permet de créer des groupes d'organisations de manière automatique, en se basant sur des critères prédéfinis. Ces critères peuvent inclure des informations provenant des champs profils des utilisateurs ou de leurs adresses mails.
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L'affectation automatique des groupes aux espaces de travail : Une fois les groupes créés, il sera possible d'affecter automatiquement les utilisateurs à des espaces spécifiques. Selon leur groupe, les utilisateurs auront accès aux espaces en fonction de leur profil et de leurs attributs.
1. Comment créer un nouveau groupe de collaborateurs ?
Cette fonctionnalité est réservée uniquement aux administrateurs de l'organisation. Pour y accéder, il vous faut cliquer sur l'onglet « Administration » se trouvant sur votre page d'accueil.
Ensuite, sélectionnez l'option « Groupe d'organisations ». Au sein de celle-ci, cliquez sur le bouton « Créer un nouveau groupe de collaborateurs ».
Une fois le groupe créé et nommé, vous aurez plusieurs options pour paramétrer votre groupe :
- Affecter le groupe à un espace
- Définir une règle de groupe
- Supprimer votre groupe
2. Comment définir une règle de groupe :
En cliquant sur « une règle de groupe » (2), une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec différentes options.
Il vous sera possible de sélectionner un type de condition : "adresse mail" ou "champ personnalisé".
- Type de conditions disponibles avec l'option "champ personnalisé" :
Pour configurer les conditions du champ personnalisé, suivez ces étapes :
- Choisissez le champ utilisateur parmi la liste des champs préalablement paramétrés dans l'onglet « Profils » de l'administration.
- Sélectionnez le type de règle parmi les quatre options disponibles : "contient", "égale à", "n'est pas égale à" et "ne contient pas" ...
Une fois une condition appliquée sur un des champs profils, il ne sera pas possible pour l’utilisateur de le modifier. Il restera grisé :
- Type de conditions disponibles avec l'option "Adresse mail" :
- Dans le type de règle, vous aurez le choix entre quatre options : "contient", "égale à", "n'est pas égale à" et "ne contient pas".
- Renseignez la valeur choisie dans le champ requis.
- Le bouton « Tester la règle sur le groupe » vous permet de visualiser le nombre d'utilisateurs concernés par la règle créée avant de l'appliquer.
3. Comment désactiver ou activer une règle de groupe ?
Il vous faudra abord cliquer sur « Définir une règle d'accès du groupe ».
La fenêtre des conditions d'accès s'affichera. Vous aurez la possibilité de :
- Supprimer la condition créée.
- La modifier.
- La désactiver ou réactiver.
- Créer une nouvelle règle.
Pour pouvoir modifier ou supprimer une condition créée, celle-ci doit d’abord être désactivée. Une fois désactivée, la condition pourra être modifiée et/ou supprimée.
À savoir : Il est également important de noter que si une modification des règles est effectuée à 9h00 du matin, la mise à jour ne sera prise en compte que le lendemain matin.
Une fois une condition appliquée au groupe, il ne sera pas possible d'y ajouter manuellement des utilisateurs. En cliquant sur « Ajouter des membres », un message d'erreur apparaîtra :
4. Comment affecter les membres d'un groupe à un espace de travail ?
Une fois le groupe créé et les conditions appliquées, il vous est possible d'affecter automatiquement tous les membres d'un groupe à un espace spécifique.
Pour ce faire, cliquez sur « Paramétrer le groupe » puis sur « Affecter le groupe à un espace ».
Depuis cette nouvelle fenêtre, vous pourrez choisir l'espace dans lequel vous souhaitez affecter les membres et définir leur rôle au sein de cet espace.
Une fois les utilisateurs affectés, l'animateur de l'espace peut retrouver la liste des utilisateurs concernés dans l'interface d'administration de l'espace en cliquant sur le bouton « Groupes affectés à l'espace ».