Comment gérer les différentes versions d'un document ?
Comprendre la création des versions
Il est important de connaître les règles de création de version pour s’assurer qu’une nouvelle version de votre document a bien été enregistrée :
- Cas n°1 : Vous travaillez seul : La version enregistrée sera celle affichée lorsque vous fermerez le document.
- Cas n°2 : Vous travaillez à plusieurs : La version enregistrée sera celle sauvegardée par le dernier utilisateur qui fermera le document.
✅ Bon à savoir : Nous recommandons de fermer régulièrement les documents (par exemple, toutes les heures) en cliquant sur la croix en haut à droite de l’écran. Cela génère une version restaurable du document.
🔐 À noter : Pour restaurer une version, vous devez disposer au minimum des droits de modification.
Gérer les versions depuis la vue Dossiers
Pour afficher, télécharger ou restaurer les différentes versions d’un document :
- Accédez à la vue Dossiers de votre espace. (1)
- Passez le curseur sur le document concerné.
- Cliquez sur les trois points, puis sélectionnez « Détails et versions ». (2)
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet « Versions ».
Depuis cet onglet, vous pouvez :
- 👁️ Afficher chaque version
- ⬇️ Télécharger une version
- 🔁 Restaurer une version : elle remplacera la version actuelle et deviendra celle visible par tous.
🔐 À noter : Pour restaurer une version, vous devez disposer au minimum des droits de modification.
Visualiser les versions depuis le document
Pour comparer les différentes versions directement depuis l’éditeur :
- Ouvrez le document en cliquant dessus dans votre espace de travail.
- Allez dans l’onglet « Fichier », puis sélectionnez « Historique des versions ».
Vous pourrez :
- 📌 Consulter les modifications apportées à chaque version (elles sont surlignées en couleur ; chaque collaborateur a une couleur spécifique).
- ↩️ Revenir à la version actuelle en cliquant sur « Fermer l’historique » en haut de la liste.