Comment gérer les différentes versions d'un document ?
Pour savoir si une nouvelle version de votre document a bien été créée, il est important de connaître les règles qui s'appliquent aux versions. Voici les principales règles à retenir :
- Cas n°1 : Si vous travaillez seul sur le document, la version enregistrée sera celle affichée lorsque vous fermerez le document.
- Cas n°2 : Si plusieurs utilisateurs sont connectés simultanément, la version enregistrée sera celle sauvegardée par le dernier utilisateur qui fermera le document
Nous recommandons à nos utilisateurs de fermer régulièrement leurs documents (par exemple, toutes les heures) en utilisant la croix en haut à droite de l'écran. Cette action génère une version du document qui peut être restaurée ultérieurement si nécessaire.
À savoir : Pour restaurer une version précédente d'un document, vous devez disposer au minimum des droits de modification.
Gérer les versions depuis la vue dossier
Pour afficher, télécharger ou restaurer les différentes versions d'un document, vous devez suivre la procédure suivante.
Rendez-vous sur la vue dossiers de votre espace, passez le curseur sur le document, puis cliquez sur les trois points et sélectionnez "Détails et versions"
Gérer la version d'un document depuis la plateforme :
Pour afficher, restaurer ou télécharger la version d'un document, vous devez suivre la procédure suivante.
- Rendez-vous sur la vue dossiers (1) de votre espace et cliquez sur les trois points du document souhaité puis cliquer sur "Détails et versions" (2)
Cliquez sur "Versions" pour afficher l'ensemble des versions depuis la création du document.
Depuis cet onglet, vous pouvez :
- Afficher
chacune des versions
- Télécharger
chacune des versions
- Restaurer
une version. Dans ce cas, la version restaurée passera au-dessus de la version en cours. Elle deviendra la version accessible à tous.
Visualiser les versions depuis le document
Pour accéder au comparateur de versions dans l'éditeur de texte, ouvrez d'abord le document en cliquant simplement dessus dans l'espace de travail. Ensuite, dans l'onglet "Fichier", sélectionnez "Historique des versions".
Vous pourrez alors cliquer sur chaque version pour la visualiser ; les modifications apportées seront surlignées en couleur, chaque collaborateur ayant une couleur spécifique attribuée aléatoirement.
Pour revenir à la version actuelle du document, utilisez l'option "Fermer l'historique" en haut de la liste des versions.